SECRETARIAL VISTA

Pengertian Sekretaris, Fungsi, Beserta Tugas-tugasnya dalam Organisasi

1. Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang memainkan peran integral dalam bisnis dan lingkungan organisasi lainnya. Sekretaris biasanya adalah  yang memelihara dan mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur dan melaksanakan tugas administrasi tambahan, tergantung pada sifat pekerjaan mereka.

2. Fungsi Sekretaris

A. Fungsi sekretaris sebagai pejabat eksekutif

Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai, rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.

B. Fungsi sekretaris sebagai petugas penghubung

Sekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen.

Sekretaris juga bertindak sebagai humas organisasi kepada pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen dan juga antara direksi dan staf.

C. Fungsi sekretaris sebagai penasehat manajemen

Sekretaris adalah Penasehat Manajemen. Dalam kebanyakan kasus, otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi.

3. Tugas dan tanggung jawab Sekretaris

Tugas sekretaris dapat bervariasi tergantung di mana mereka bekerja, dan terkadang sekretaris melebihi persyaratan pekerjaan mereka.

• Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon
• Mengatur dan mendistribusikan pesan
• Menjaga jadwal perusahaan
• Mengatur dokumen dan file
• Menyambut klien bisnis dan tamu
• Mendokumentasikan informasi keuangan
• Memelihara dan memesan perlengkapan kantor
• Menjadwalkan rapat dan konferensi
• Membantu eksekutif dengan tugas proyek
• Staf pengawas dan karyawan baru
• Berkoordinasi dengan organisasi lain
• Menerapkan prosedur administrasi